De externe accountant wordt aangesteld door de Raad van Commissarissen of de Raad van Toezicht en heel zelden bepalen de statuten dat dit moet geschieden door de aandeelhouders. Het wisselen van een externe accountant door een nieuwe raad wordt vaak gepresenteerd als een daad van goed bestuur en versterking van onafhankelijkheid. In de praktijk kan zo’n besluit echter, zeker op het verkeerde moment, juist leiden tot ernstige bestuurlijke, financiële en reputatierisico’s.

In veel landen bestaat géén wettelijke verplichting om periodiek van accountantskantoor te wisselen. Ons land kent zo’n verplichting niet. In de Verenigde Staten, Japan, Singapore en vele andere landen geldt alleen partnerroulatie, geen verplichte wisseling van de firma. In de Europese Unie bestaat wel een maximale termijn, maar die regelgeving is hier niet van toepassing. De gedachte dat langdurige samenwerking op zichzelf problematisch zou zijn, mist dus een wettelijke en governance-matige basis.

De praktijk bevestigt dit. Grote en complexe organisaties werken vaak decennialang met hetzelfde accountantskantoor, waarbij de tekenend partner periodiek wisselt om onafhankelijkheid te borgen. Voorbeelden zijn internationaal bekend, maar ook nationaal zichtbaar: staatsbedrijven, verzekeraars en toezichthouders in ons land, zoals de Centrale Bank van Suriname, hebben langdurige relaties met hun externe accountantskantoor zonder dat dit als ongewenst wordt gezien.

De timing van een eventuele wisseling van de externe accountant is even belangrijk als het vraagstuk van de noodzaak. Vaak hebben bedrijven te maken met achterstanden in de productie van de jaarrekening. De covidperiode heeft daar zeker ook aan bijgedragen. Een wissel van accountantskantoor midden in een inhaaltraject van achterstallige jaarrekeningen is bestuurlijk uiterst riskant. Zo’n wissel leidt vrijwel onvermijdelijk tot forse vertraging: eerst een offerteronde, daarna een uitgebreide inwerkperiode en daarbovenop de risico’s ten aanzien van de controle van reeds verstreken boekjaren waarbij de nieuwe accountant niet betrokken was.

Deze risico’s worden verder vergroot wanneer tegelijkertijd sprake is van een lopende IFRS-implementatie, onvoldoende ingerichte ICT- en processystemen, onvoldoende interne controlemechanismen, onderbezette financiële afdelingen en recent aangetreden nieuw management. In zo’n context is continuïteit in de externe controle geen luxe, maar een randvoorwaarde voor herstel.

De praktijk leert dat een nieuwe accountant in zo’n situatie noodgedwongen zeer risicomijdend zal opereren. Het met terugwerkende kracht verkrijgen van goede en volledige informatie over oudere boekjaren is complex. Naast de grote vertraging die logischerwijs optreedt, neemt de kans op het uitblijven van goedkeurende accountantsverklaringen juist aanzienlijk toe, met directe gevolgen voor financiers, toezichthouders en het vertrouwen van stakeholders.

Een vaak onderschatte valkuil bij nieuwe raden is dat vertraging wordt toegeschreven aan de externe accountant, terwijl de financiële administratie van het bedrijf niet tijdig aanlevert bij de externe accountant. Dat verwijt is overigens onlogisch: een accountant heeft er immers geen belang bij dat jaarrekeningen uitlopen. Los van het feit dat de controle juist complexer wordt, is ook de betaling van het honorarium direct gerelateerd aan de oplevering.

Elke raad dient terdege rekening te houden met de regels van bestuurdersverantwoordelijkheid en -aansprakelijkheid onder het Nieuw Burgerlijk Wetboek, waarbij de verantwoordelijkheid voor tijdige jaarrekeningen en betrouwbare financiële verslaggeving expliciet rust bij bestuur en toezicht. Besluiten die voorzienbaar leiden tot vertraging, ontbrekende verklaringen en schade voor de organisatie, kunnen daarom niet eenvoudig worden afgedaan als “governance-keuzes”.

Dirk Heave
Ervaren bestuurs- en toezichtkundige