Reactie op 'Belangrijke informatie voor PSA aanvragers'

Naar aanleiding van het artikel: 'Belangrijke informatie voor PSA aanvragers' waarin wordt geconcludeerd dat het proces bij het CBB inzake PSA-aanvragen traag verloopt, is het noodzakelijk het een en ander uiteen te zetten.

De uitvoering van de Wet PSA valt onder de verantwoordelijkheid van drie ministeries: het ministerie van BIBIS, Justitie en Politie en Binnenlandse Zaken. Het ministerie van Binnenlandse Zaken, m.n. het CBB, heeft op basis van deze Wet, de taak om personen die over een PSA document beschikken en zich in Suriname willen vestigen, in te schrijven in het bevolkingsregister.

Het ministerie van BIBIS, m.n. de PSA-afdeling is verantwoordelijk voor de behandeling van aanvragen en afgifte van PSA-documenten.

Hoewel dit geen wettelijke taak van het CBB is, heeft het ministerie van BIBIS in 2014 bij de inwerkingtreding van de Wet PSA, een beroep gedaan op het CBB om de door hem verstrekte documenten, die als bewijs van Surinaamse afkomst worden aangeleverd bij het aanvragen van het PSA-document, te verifiëren aan de hand van de onder hem berustende authentieke documenten.

Deze verificatie houdt in dat na onderzoek wordt vastgesteld of het aangeleverde document overeenkomt met het origineel. Eventuele onregelmatigheden worden eveneens gemeld.

De verificatieprocedure verloopt via e-mail, wat betekent dat alle aangeleverde documenten eerst moeten worden gedownload, voordat de verificatie kan plaatsvinden. De verificatie vindt handmatig plaats, aangezien de akten van de burgerlijke stand niet gedigitaliseerd zijn. Desondanks was het CBB altijd op schema, aangezien zijn verificatiecapaciteit op dagbasis gemiddeld 70-80 documenten bedroeg, wat overeenkomt met het gemiddeld aantal aanvragen van PSA-documenten per dag.

Dit betekent dus dat een achterstand alleen kan ontstaan als er andere vertragende factoren aanwezig zijn.
In casu waren/zijn die factoren inderdaad aanwezig en wel de volgende:

1. Technische problemen:
De verificatie vindt via gov.sr plaats en in 2024 was de mailserver van gov.sr offline. PSA-aanvragen bleven wel binnenkomen bij BIBIS, maar konden niet worden doorgestuurd naar het CBB voor verificatie. Als noodoplossing werden documenten per USB-stick overgedragen, wat inefficiënt en tijdrovend was.

2. Dubbele verificatie van verlengingen:
PSA-verlengingen worden opnieuw ter verificatie gestuurd, terwijl dit al bij de eerste aanvraag is gebeurd. Vanwege het ontbreken van een melding dat de aanvraag betreft een verlenging, wordt door het CBB onnodig opnieuw geverifieerd; indien de aanvrager diens vorige PSA-document wel aanlevert (wat niet altijd het geval is), wordt op basis daarvan zijdens het CBB aan de PSA-afdeling per mail gemeld, dat de verificatie al bij de eerste aanvraag was gedaan.

3. Problemen met mailverkeer:
-De mails werden in bulk voor verificatie verstuurd naar het CBB en de beantwoording van die mails bereikten, ondanks een verzonden-status, de PSA-afdeling niet.
-De verificatieprocedure via mail stagneert keer op keer en na het opheffen van deze problemen ontvangt het CBB in één keer een groot aantal aanvragen voor verificatie.

Al deze externe factoren, die niet aan het CBB te wijten zijn, hebben ertoe bijgedragen dat een achterstand in de PSA-aanvragen is ontstaan.

Vermeldenswaard is eveneens dat bij de PSA-afdeling, de aanvraag eerst wordt gescreend alvorens de ingediende documenten naar het CBB worden gemaild voor verificatie. Het duurt bijkans twee maanden voordat de informatie per mail bij het CBB wordt ontvangen.