Griffiers krijgen belangrijke taak in digitaal proces rc

Stephanie Muller-Biekman, Farzia Amirullah en Jaiwantie Chander-Roepa zijn maandag beëdigd tot fungerend-griffier bij het Hof van Justitie. Naast het ondersteunende werk naar de rechter toe, wacht hen een belangrijke taak in het digitalisatieproces van de unit rechter-commissaris (rc). “De tijd waarbij gegevens heel erg geheim waren – in de zin van niemand anders dan u - is voorbij”, gaf waarnemend hofpresident Iwan Rasoelbaks aan. “Uw chef, de unit coördinatoren, de sectorvoorzitters en de hofpresident moeten de gegevens hebben.”

Indien de rechtelijke organisatie zover is om de zaakregistratie bij de unit rc te digitaliseren, dan worden de griffiers hierin getraind, zei Rasoelbaks. “Nu is alles nog steeds handmatig en dat moeten wij niet meer willen anno 2018 - 2019.” Hij gaf aan om naar een geautomatiseerd systeem te willen werken met verbindingen voor sleutelpersonen. De griffiers zullen alle gegevens moeten invoeren, zodat die beschikbaar zijn voor beleid.

“Ook voor de nodige informatievoorziening naar de gemeenschap toe en internationale organisaties”, vulde de hofpresident aan. Internationale organisaties doen vaker verzoeken om gegevens over bijvoorbeeld aantal behandelde zaken bij de rc, straf- en civiele zaken als het gaat om onderwerpen die hun regarderen, legde hij uit. “Die gegevens zijn niet makkelijk beschikbaar, omdat het zoekwerk is in de handmatige registers. En daar moeten wij zo snel als mogelijk uit komen.”

De werkdruk op de griffiers zal afnemen, “wanneer u met een druk op de knop bijvoorbeeld de aantallen van toetsingen van jeugdigen kunt halen”. Griffiers moeten niet meer een halve dag uittrekken om in de archieven de stukken te tellen om zo statistieken te verzamelen. “We moeten dat pad verlaten. Er zijn mogelijkheden en instrumenten om dat te doen.” De hofpresident hield het drietal nog andere trainingen voor, zoals een cursus blindtypen om de vaardigheid met tekstverwerking te vergroten.

De griffiers kregen ook de regels te horen die kunnen leiden tot hun onmiddellijke ontslag. Zoals het aannemen van giften, beloften of schenkingen voor bijvoorbeeld het bespoedigen van een zaak. Giften en beloften passen ook niet in het kader van de geloofsovertuiging, voor het geval u dienstbaar bent aan de samenleving, merkte de hofpresident op, na de inzegeningshandelingen van een geestelijke. “Het salaris dat wij ontvangen als rechtelijke autoriteiten en ondersteuners van de rechters, is al voldoende om tevreden mee te zijn.”

Voorafgaand aan de beëdiging hebben de griffiers stage gelopen op de griffie en de unit rc. Griffiers zijn ondersteunend in hun werk naar de rechter toe. Zij helpen bijvoorbeeld de rc met de organisatie en maken de afspraken met het Openbaar Ministerie en de advocaten. Zij managen de zittingen, rechtmatigheidstoetsingen, gerechtelijke vooronderzoeken en internationale rechtshulp. Dit rijtje is recentelijk aangevuld met videoverhoren bij rechtshulp die wordt verleend.

Rasoelbaks hield hen dan ook de belangrijkste verwachting hierin voor: het zo spoedig mogelijk beschikbaar stellen van het eindproduct op papier. Hij somde verschillende redenen op die vertragend werken in dit proces. Maar alles is volgens hem een kwestie van aansturen en management om het product (vonnis of beslissing) van de rechter met behoorlijke spoed uit te brengen. “U zorgt samen met de rechter voor een vlotte doorstroming van rechtszaken. Vanaf indiening van de zaak tot aan de afgifte van de beschikking.”

De hofpresident ging ook in op de gedragsregels en het arsenaal van onderdelen die komen kijken bij een goede uitoefening van hun taak. Hij noemde luister- en schrijfvaardigheid: griffiers moeten goed luisteren en notuleren wat er wordt gezegd. Een goede taalbeheersing op schrift en in woord is nodig om die nauwgezetheid en punctueel weer te leggen wat mensen bedoelen en zeggen. “Met dat neerschrijven kan de rechter het werk, de beoordeling doen.” Er zijn ook goede contactuele eigenschappen en flexibiliteit nodig. Rechters maken lange werktijden, vooral bij de rc kan dat uitlopen tot soms negen uur in de avond.

“Weest u een sieraad voor de organisatie die zich richt op het verschaffen van snelheid, deskundigheid en integriteit van het product aan de rechtzoekenden”, aldus Rasoelbaks. Er is veel werk aan de winkel en er zijn positieve uitdagingen, zei hij verder. Het hof hoopt dat met de inzet van de nieuwe fungerend-griffiers bij de rc, er enige verlichting en snelheid komt in deze unit.