Archiefmedewerkers leren digitaal archiveren

“Jarenlang zijn onze werkprocessen afgestemd op archiefbescheiden die zijn vastgelegd op papieren dragers,” zegt directeur van het Nationaal Archief Suriname (NAS), Rita Tjien-Fooh-Hardjomohamad. “Nu worden we geconfronteerd met een digitaal archiefbescheiden. Onze werkprocessen zijn nog niet voldoende afgestemd op het werken in een digitale omgeving.”

Tjien-Fooh heeft dat gesteld tijdens de training Preservation and Access of Documentary Heritage in a digital age.Tot en met maart worden archiefmedewerkers getraind in het digitaal archiefbeheer. Volgens minister Mike Noersalim van Binnenlandse Zaken staat procesbeheersing, digitalisering en automatisering hoog op zijn agenda. Hij zegt dat het ideaal zou zijn als alle overheidsorganen gebruik kunnen maken van een software programma voor het digitaliseren van hun administratie en “dat er een centraal e-depot is voor het beheer van ons archiefbescheiden.”

Het ministerie van Binnenlandse Zaken is verantwoordelijk voor de overheidsadministratie. Tjien-Fooh stelt dat het NAS zowel het ministerie als de gehele overheid kan bijstaan met de nodige adviezen als het om werkprocessen gaat van de overheid in een digitale omgeving. “Want op een gegeven moment moet na tien jaar het archiefbescheiden worden overgedragen aan het NAS.” Het zou volgens de NAS-directeur goed zijn als aan het begin van het transformatieproces het werken in een digitale omgeving wordt meegenomen, “welk in dit stadium precies pas in het transformatieproces van het ministerie van Binnenlandse Zaken.” Het NAS heeft de training samen met de Unesco georganiseerd. De bijscholing is deze week begonnen.