Misverstanden bij waarneming vacant notariskantoor

Enkele maanden geleden overleed een Surinaamse notaris. Dit overlijden vond plaats tijdens een aan haar verleend verlof, tijdens welk verlof haar kantoor werd waargenomen door een kandidaat-notaris. Na het overlijden van de notaris moest ingevolge de wet in de waarneming van het vacante kantoor worden voorzien door het Hof van Justitie. Dit wees bij beschikking van 28 november 2017 dezelfde kandidaat-notaris aan als waarnemer van het vacante kantoor.

In de Notariswet is centraal geregeld welke bevoegdheden de kandidaat-notaris heeft bij een waarneming. Blijkens artikel 16c NW heeft hij, zolang de waarneming duurt, dezelfde rechten en verplichtingen als de notaris wiens kantoor hij waarneemt en ingevolge artikel 16d van de wet is hij bevoegd om authentieke akten te verlijden en moet hij in de akten die hij als waarnemer verlijdt de naam opnemen van de notaris wiens kantoor hij waarneemt. De waarnemer verricht dus alle taken die ook een notaris verricht, zoals het passeren van authentieke, notariële akten en het houden van openbare verkopingen (veilingen).

Half januari 2018 kreeg de waarnemer van de Procureur-Generaal bij het Hof van Justitie (PG) een brief waarin deze de waarnemer meedeelde dat deze niet bevoegd was om authentieke akten te verlijden of openbare verkopingen te houden. Volgens de PG was hij slechts bevoegd om afschriften, uittreksels en grossen af te geven van de akten die behoorden tot het protocol van de notaris wiens kantoor hij verving. Als argument voerde de PG aan dat in de wet, artikel 58a NW, staat dat de waarnemer uitsluitend deze taken mag verrichten. Toen de waarnemer de PG er op wees dat in art. 58a NW wel staat dat de waarnemer bevoegd en verplicht is om afschriften e.d. af te geven, maar dat het woordje ‘uitsluitend’ in dit artikel niet voorkomt en dat de algemene bevoegdheid van de waarnemend kandidaat-notaris geregeld is in Hoofdstuk 2a van de Notariswet, met name in de artikelen 16c en 16d, kreeg hij van de PG op zijn eerste opmerking niets te horen en op zijn tweede dat deze artikelen niet van toepassing waren omdat deze staan in het hoofdstuk dat handelt over de kandidaat-notarissen en de plaatsvervulling.

Wat wil je nog meer dan een uitdrukkelijke verwijzing in de wet naar de plaatsvervanging zou ik zeggen! De PG voerde voor zijn mening nog aan dat in art. 58a niet wordt verwezen naar artikel 16. Hij zag daarbij over het hoofd dat dit ook niet het geval is in artikel 4 van de wet, dat de waarneming regelt bij verlof van een notaris, in welk geval ook de artikelen 16c en 16d op de waarnemer van toepassing zijn en dat artikel 58a staat in het hoofdstuk over de bewaring van de registers en niets behoeft te zeggen over de verdere bevoegdheid van de waarnemer omdat dit al geregeld is in Hoofdstuk 2a.

Opvatting PG maakt waarneming van een vacant kantoor onmogelijk
Als de PG gelijk zou hebben in zijn opvatting dat de waarnemer van een vacant kantoor dat is ontstaan door overlijden of (leeftijds)ontslag van de notaris alleen maar bevoegd is om afschriften e.d. af te geven, is een dergelijke waarneming vrijwel zinloos.
Ten eerste worden afschriften e.d. gewoonlijk afgegeven kort na het passeren van de akte. Daarna wordt nog wel eens een afschrift gevraagd van bijv. een testament, maar heel vaak zal dit niet van de waarnemer worden gevraagd. Hij heeft dus vrijwel niets te doen.
Ten tweede, en dit is veel belangrijker, heeft de waarnemer van het vacante kantoor in de opvatting van de PG omtrent zijn bevoegdheden geen inkomsten meer. Als hij geen akten mag passeren of openbare verkopingen houden verdient hij alleen iets als een toevallige cliënt een afschrift komt halen. Daar kan de waarnemer het personeel en de huur van het kantoor niet van betalen. Hij zal zelfs van degene die een afschrift wil hebben eerst een voorschot moeten vragen om papier te kopen. De waarnemer zal dus al het personeel van het vacante kantoor moeten ontslaan, kijken hoe hij de kosten van opslag van het protocol kan betalen en vervolgens thuis gaan zitten als waarnemer. Het kantoor wordt daarmee, in feite, opgeheven. Als een opvolger wordt benoemd treft hij geen personeel meer aan en ook geen cliënten, want die zijn allemaal naar een ander kantoor vertrokken.

Het is wel duidelijk dat in deze opvatting geen kandidaat-notaris zich meer als waarnemer van een vacant kantoor zal melden. Het is ook duidelijk dat geen zinnige wetgever een dergelijke idiote regeling, die leidt tot de onmiddellijke opheffing van een lopend kantoor, zou bedenken. Gelukkig bevat de notariswet een dergelijke regeling ook niet en is de opvatting van de PG niet op de wet gebaseerd.

Opvatting PG in strijd met de wet en de literatuur
De Surinaamse notariswet is grotendeels ontleend aan de Nederlandse notariswet van 1842. Voor vragen over de Surinaamse wetgeving op dit gebied moeten wij dan ook bij deze wet te rade gaan.
Aanvankelijk was in beide wetten alleen een notaris bevoegd tot de waarneming, ik denk op grond van de gedachte dat alleen hij over notariële bevoegdheden kon beschikken en authentieke akten kon passeren. Dit leidde echter tot bezwaren, vooral omdat de waarnemend notaris akten alleen onder zijn eigen naam kon verlijden, waardoor deze tot zijn protocol gingen behoren. De cliënten van het waargenomen kantoor zagen de op hun verzoek bij het waargenomen kantoor opgemaakte akten dus belanden bij een ander kantoor waar zij dan ook voor bijv. een afschrift van de akte naar toe moesten, welk kantoor van de waarnemend notaris ver van hun woonplaats kon zijn gelegen, in Nederland rond 1900 nog een reëel bezwaar. Vanwege deze bezwaren is in 1904 in Nederland en later in Suriname in de wet de mogelijkheid opgenomen om een kandidaat-notaris tot waarnemer te benoemen, in welk geval de gepasseerde akten behoren tot het protocol van de notaris wiens kantoor wordt waargenomen, ook als de notaris wiens kantoor wordt waargenomen is overleden. De waarnemer moet de naam van de notaris wiens kantoor hij waarneemt in de akten vermelden.

Deze wetswijziging maakte het noodzakelijk om ook de bevoegdheden van de kandidaat-notaris-waarnemer in de wet op te nemen. Bij een regeling waar alleen de notaris waarnemer kon zijn was dit niet nodig omdat deze, anders dan een kandidaat-notaris, over alle notariële bevoegdheden, met name de bevoegdheid om authentieke akten te passeren, beschikte. Voor de notaris als waarnemer gold alleen de bijzondere verplichting van artikel 58a, waarnaar de PG verwijst, de verplichting om afschriften e.d. a te geven, welk artikel dus ook blijkens deze achtergrond niets zegt over de bevoegdheid van de kandidaat-notaris als waarnemer in het algemeen.

De algemene regeling met betrekking tot de bevoegdheden van een waarnemend kandidaat-notaris is te vinden in de Surinaamse notariswet in artikel 16c e.v., die voor wat betreft de bepalingen ten aanzien van de rechten en verplichtingen van de waarnemend kandidaat-notaris vrijwel gelijkluidend is aan de bepalingen opgenomen in artikel 20 van de Nederlandse Notariswet 1842.

Het is in de Nederlandse literatuur onomstreden dat de artikelen 16c en 16d gelden voor iedere waarneming, zie bijv. Sprenger Van Eyk-Libourel, De wetgeving op het notaris-ambt, 1924, p. 168, waar hij vermeldt dat in de gevallen in de wet voorzien de tijdelijke vervanging van een notaris of de waarneming van een het kantoor van een ontslagen, ontzette of overleden notaris kan worden opgedragen aan een notaris of aan een kandidaat-notaris. De bevoegdheid van de kandidaat-notaris, zo zegt Sprenger van Eyk, is veel ruimer geregeld dan die van de notaris en behalve de werkzaamheden met betrekking tot het protocol (artikel 58a Surinaamse notariswet, afgeven afschriften e.d.) is hij bevoegd tot het verlijden van akten die deel uitmaken van het protocol van de vervangen notaris.

Een ander standaardwerk, J.C.H. Melis, De notariswet, vierde druk, 1973, zegt op p. 299 dat naast de verschillende artikelen die bepalen wanneer de waarneming kan plaats vinden (waarneming bij verlof, ontslag, overlijden enz.), de artikel 20d e.v. (16a en volgende Surinaamse notariswet) staan die in het algemeen de waarneming door de kandidaat-notaris regelen, waaruit volgt dat deze artikelen op iedere waarneming van toepassing zijn. In dezelfde druk staat op p. 302 uitdrukkelijk dat de kandidaat-notaris, tot een waarneming aangewezen, de aan de notaris toegekende rechten en bevoegdheden heeft, en dus bewaarder wordt van het protocol, afschriften en uittreksels afgeeft en akten verlijdt op eigen naam, met vermelding van de naam van de vervangen notaris. Ook wordt in dit werk besproken wanneer o.a. bij de waarneming van een vacant kantoor de waarneming eindigt, omdat de kandidaat-notaris wel tijdens de waarneming, maar niet daarna bevoegd is om authentieke akten te verlijden. Uit de literatuur blijkt glashelder dat de kandidaat-notaris bij iedere waarneming bevoegd is authentieke akten te verlijden. Nergens is de door de PG aangebrachte beperking in diens bevoegdheid bij waarneming voor een overleden notaris te vinden.

Wat beweegt de PG?
In Nederland is en was in alle gevallen dat een kandidaat-notaris als waarnemer van een vacant kantoor wordt en werd benoemd, de waarnemer bevoegd om authentieke akten te verlijden. In Suriname gold hetzelfde voor waarnemingen tot dusver, bijvoorbeeld bij de waarneming van een overleden notaris in de jaren 70 van de vorige eeuw en de waarneming van het kantoor van een op eigen verzoek ontslagen notaris enige tijd geleden. De opvatting dat de waarnemer van een vacant kantoor niet bevoegd zou zijn om authentieke akten te verlijden of openbare verkopingen te houden is in strijd met de wet en wordt ook nergens in de Nederlandse of Surinaamse literatuur verdedigd. Wat beweegt de PG dan om een dergelijke onverdedigbare opvatting naar voren te brengen en op de waarnemer een klemmend beroep te doen om geen authentieke akten te verlijden waardoor, als de waarnemer dit verzoek zou opvolgen (waarbij hij overigens in strijd zou handelen met zijn ambtsplicht, krachtens welke hij zijn dienst niet mag weigeren en dus gehouden is om aan het verzoek tot het opmaken van een authentieke akte te voldoen) allen die bij het vacante kantoor zijn betrokken, werknemers en cliënten, ernstig gedupeerd zouden worden?

Het antwoord hierop is vermoedelijk dat de PG wordt aangestuurd door mr. Sh. Gangaram Panday, die aan het Surinaams Juristenblad een artikel ter plaatsing heeft aangeboden waarin hij dezelfde onjuiste opvatting verdedigt als de PG, in welk artikel hij de PG aanspoort om actie tegen de waarnemer te ondernemen en uit welk artikel hetzelfde gebrek aan kennis blijkt van de wet, de wetsgeschiedenis en de literatuur over het onderwerp als de PG in zijn brieven ten toon spreidt. Het artikel van mr. Gangaram-Panday is tevens gestuurd naar verschillende instanties en personen, die met de rechtspleging te maken hebben of op de één of ander manier betrokken zijn bij de waarneming, kennelijk met het doel om de waarneming te belemmeren. Mr. Gangaram Panday spoort de PG aan om actie te ondernemen omdat op de kandidaat-notaris-waarnemer van het vacante kantoor in kwestie op grond van artikel 16c (daar staat onder meer: de kandidaat-notaris heeft tijdens de waarneming de aan de notaris toegekende rechten en bevoegdheden) hetzelfde tuchtrecht als op een notaris van toepassing zou zijn. Dit is echter, zoals algemeen bekend, niet het geval, zie het door mr. Gangaram Panday geciteerde standaardwerk van Melis, De notariswet, 4e druk, p. 291.

Merkwaardig is ook dat, als volgens mr. Gangaram Panday artikel 16c op de kandidaat-notariswaarnemer van toepassing is zodat de PG hem ter verantwoording kan roepen, waarom is dan het daaropvolgende artikel 16d, waar staat dat de kandidaat-notaris als waarnemer bevoegd is om authentieke akten te verlijden, niet op de waarnemer van toepassing?

Het kan zijn dat de PG denkt dat mr. Gangaram Panday enig gezag in kwesties als deze heeft, maar op hem rust toch altijd een eigen taak om vast te stellen of wat iemand beweert ook wel juist is. De onjuistheid van de opvatting van mr. Gangaram Panday had hij in dit geval gemakkelijk kunnen vaststellen door zelf de wet, de wetsgeschiedenis en de literatuur te raadplegen.

Het is te hopen dat de PG snel tot bezinning komt en dat anders het Hof van Justitie hem tot de orde roept. Het op niets gebaseerde optreden van de PG in deze zaak roept rechtsonzekerheid op en gaat werkelijk alle perken te buiten. Als de waarnemer zich bij zijn opvatting zou neerleggen wordt nu aan één kantoor, maar in de toekomst aan alle kantoren en de daarbij betrokken medewerkers en cliënten schade toegebracht omdat geen kandidaat-notaris nog bereid zal zijn de waarneming van een vacant kantoor op zich te nemen en zullen, zelfs als er wel een waarnemer kan worden gevonden, in alle gevallen bij het overlijden of defungeren van een notaris de medewerkers van zijn kantoor op straat komen te staan.

Mr. C.A. Kraan
Oud-hoofddocent notarieel recht