Ingezonden: Organisatie marathon aan het verslechteren?

In een bericht op Starnieuws van 18 november, geschreven door Imro Redmond, staat dat bij de organisatie van de negende Srefidensi marathon een aantal zaken niet vlot liep. Vooral bij het aankomen van de lopers liet de organisatie steken vallen. Waar er mensen zijn, zullen er fouten gemaakt worden zeggen velen, maar indien het fouten waren die voorkómen konden worden of herhaald werden, dan geeft het te denken…

De organisatie heeft al enkele jaren een website die niet goed onderhouden wordt. Het voornaamste doel van dit communicatiemiddel is volgens mij dat mensen betrouwbare informatie kunnen krijgen. Het kan toch niet zo zijn dat er nergens staat wat de deadline is van inschrijven voor de marathon terwijl dat wel aangegeven wordt op de poster van de ekikid? En hoe is het mogelijk dat basiszaken, zoals waar je je moet registreren en hoeveel je moet betalen, ook niet te vinden zijn bij het onderdeel registratie?

Registratie online
Van veel deelnemers kreeg ik te horen dat het online registreren niet werkte. Men ontving na invulling van het formulier een bericht dat er contact met je gemaakt zou worden en dat gebeurde niet, volgens de deelnemers. Ze wachten hopelijk niet nog daarop…

Waarschijnlijk had ik dan wel geluk, want ik ontving een reply mailtje waar alles wat ik had ingevuld tevoorschijn kwam. Het bleek ook dat je pas bij het online invullen van dit formulier te weten kwam wat het inschrijfgeld was. Maar dan was je er natuurlijk nog niet want waar moest dat voldaan worden? Ik stuurde een email naar het adres bij ‘informatie & registratie’. Na enkele dagen kreeg ik nog geen reactie dus probeerde ik het e-mailadres waar staat contactpersoon, en ja hoor, ik kreeg snel een antwoord. Als velen deze route moeten bewandelen, dan zal die contactpersoon een behoorlijk aantal mailtjes moeten beantwoorden.

Er werd mij ook verteld waar ik kon betalen en daarheen ging ik. Op die locatie kreeg ik echter te horen dat de persoon in kwestie er niet was. Gelukkig mocht ik toen het terrein op en daar bleek ik toch geholpen te kunnen worden maar wat vreemd, dat ik te horen kreeg dat mijn online registratie niet bekend was of nog niet afgegeven was bij deze persoon.
Om te voorkomen dat ik dan een formulier daar weer van a tot z moest invullen, gaf ik een kopietje van wat ik bij de reply had ontvangen.

Teach in
Jarenlang werd in het Nederlands gesproken tijdens de teach in. Als men weet dat er veel buitenlanders bij zijn, is het toch een kleine moeite om ook zaken in het Engels te presenteren? Dit keer scheen de organisatie haar best te willen doen door af en toe wat in het Engels te zeggen maar het werd gaandeweg toch minder en haast te verwaarlozen.

Prijzenpot
Ik schrok toen ik in oktober en tot zelfs in november nog las dat de nummer 1 marathonwinnaar bij de heren met 1000 SRD of USD méér naar huis zou gaan dan bij de eerste vrouwelijke winnaar!
Die mocht met 1500 SRD of USD, wat was het nou eigenlijk, en een beker naar huis. Was die beker dan echt zo duur dat het die duizend SRD of USD waard was of vindt men dat vrouwen van het ‘zwakke geslacht’ zijn en het met minder moeten doen? Een grote verrassing was het om te zien, de dag na de marathon, dat diezelfde website inmiddels bijgehouden was! De prijzen waren nu in USD en er was geen onderscheid meer tussen de prijzen van mannen en vrouwen. De heren die zich blij gemaakt hadden met eerder aangegeven bedragen, zouden weleens teleurgesteld kunnen zijn dat het bedrag verminderd was. Je zou het ze ook niet kwalijk kunnen nemen.

Volledigheidshalve moet de organisatie ook aangeven hoe het precies zal zijn met de prijzenpot in de leeftijdscategorieën. In voorgaande jaren was die informatie wel te vinden. Het is ook zeer op zijn plaats als men vermeldt dat een categorie pas doorgaat bij een minimaal aantal deelnemers. Na de prijsuitreiking, waar er ook steken waren gevallen, kwam een Guyanese deelneemster van de marathon op me af met allerlei vragen. Arme vrouw, het had inderdaad een stuk gemakkelijker kunnen zijn als er concrete informatie staat op een website of te krijgen is via een andere mediabron.

Voorgaande jaren was het mogelijk om een tas met je spullen voor de race op te bergen maar dit keer scheen men het niet meer nodig te vinden. Naderhand heeft men wel ingezien dat het er moest zijn en werd het probleem gelukkig opgelost.

Bij zo’n evenement kunnen er liever te veel dan te weinig afvaltonnen of zakken zijn. Het viel mij direct op dat er te weinig zakken op het vlaggenplein geplaatst waren en wat er was puilde uit van ellende. Een andere minder prettige ervaring was, gebruik maken van de ‘portable toiletten’ die er waren bij het vlaggenplein. Die bleken van een model te zijn waarbij alle troep je bleef aankijken omdat deze niet via een mechanisme de bak in kon.

Prijsuitreiking
Het kwam mij ter ore, dat een atletiek vereniging die deelgenomen had, geclassificeerd werd als een bedrijf. Ik neem aan dat ze er wat van gezegd hebben, zeker als de prijzen daardoor veranderden.
Wat duidelijk opviel bij deze Srefidensi marathon was dat er geen goede MC was. Er werd voor zover ik heb begrepen, over het algemeen niet aangekondigd wie er bij de marathon arriveerde. Vond de organisatie dat niet nodig gezien het geringe aantal deelnemers?

Het boeket bloemen was mooi dit keer maar wat was dat erg om te zien, dat bij het algemeen klassement bij de vrouwen marathon, alleen Carolien Marlet eentje kreeg. Bij de heren kregen ze alle vijf eentje. Wist de organisatie niet dat er ook vijf mogelijke winnaars zouden zijn bij de dames of was het geld voor het kopen van boeketten al op? Voor uniformiteit en om te voorkomen dat er gesproken gaat worden over gender ongelijkheid of nog erger, discriminatie, had men ook bij de mannen alleen de winnaar een boeket kunnen geven.

Drank
De winnaar bij de vrouwen, Carolien Marlet, haalde aan dat ze geen energiedrank heeft kunnen krijgen tegen de tijd dat ze deze wel nodig had. De drank was zo te zien op. Ook dat mag niet gebeuren tijdens een goed georganiseerde marathon, want men heeft bij de start al gezien hoeveel deelnemers er uiteindelijk zijn voor de marathon. Voor die groep is het essentieel dat ze naarmate de kilometers verstrijken iets anders dan water kan drinken.

Dit soort inschattingsfouten mogen absoluut niet voorkomen bij een negende editie van de Srefidensi marathon. Zeker ook niet bij de tiende editie, waar men zeker op een groter aantal deelnemers rekent. De organisatie kan nu dus al zaken goed plannen zodat dit soort basisfouten van de baan zijn. Anders wordt die volgende race eentje van een heel lange baan met misschien ook atleten die veel meer krampen krijgen dan gewoonlijk…

Tanya Frijmersum
(deelneemster halve marathon)