ICT-transformatie bij Biza in volle gang

De afdeling ICT (Informatie en Communicatie Technologie) van het ministerie van Binnenlandse Zaken (Biza) is door Biza-minister Mike Noersalim verheven tot beleidsgebied. In het ICT-plan staat dat er een transformatie plaatsvindt bij de dienstverlening naar de andere afdelingen van Biza, naar alle overheidsambtenaren en de dienstverlening naar de burger toe, namelijk die van het Centraal Bureau voor Burgerzaken.

Noersalim meent dat de IT mogelijkheden biedt om onder meer handmatige processen te digitaliseren en te vergemakkelijken. Henk Sidoel, hoofd van de ICT-afdeling, zegt dat de beleidsdoelen al concreet te merken zijn bij de afdeling Centraal Personeelsadministratie (CPA) en de DIV-afdeling. De CPA heeft als taak het resumeren van stukken van alle overheidsambtenaren. Bevorderingen en mutaties van ambtenaren belanden eerst bij CPA.

“Elke ambtenaar of persoon die ambtenaar is geweest heeft een CPA-kaart of een stamkaart, waarbij alle mutaties vanaf indiensttreding tot ontslag zijn verwerkt. Deze kaarten moeten constant worden bijgewerkt”, vertelt Sidoel. Bij het lichten en opleggen van de stamkaarten kunnen er fouten gemaakt worden. Soms worden de kaarten verkeerd opgelegd en in enkele gevallen raken ze kwijt. Dit heeft als gevolg dat er lange wachttijden ontstaan bij het aanvragen van stukken van ambtenaren. Door de digitalisatie wordt de wachttijd geminimaliseerd.

Ook de afdeling Documentaire en Informatievoorziening (DIV) is getransformeerd. Met het digitaliseren van onder andere de in- en uitgekomen stukken is het proces vereenvoudigd, zegt de voorlichting van Biza. Sidoel zegt tevreden te zijn met het resultaat dat tot nu toe is bereikt, zeker gelet op de beperkte financiële middelen. “We proberen met de kennis die we hebben om de zaken die uitgestippeld zijn uit te voeren. We kunnen best tevreden zijn, maar als de middelen ter beschikking zijn, stellen we de ladder hoger.”