Zakelijk vs privé e-mailadres binnen de overheid en bedrijven

In Nederland is minister De Jonge van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening toenmalig minister van Volksgezondheid in de problemen geraakt vanwege het gebruik van zijn privé e-mailadres voor zijn werk. In het verleden is Hillary Clinton ook onder vuur komen te liggen in een soortgelijke zaak.

De vraag rijst hoe staat met onze overheid en bedrijven in Suriname. Wat kunnen de juridische gevolgen zijn van het gebruik van je privé e-mailadres (bijv. Gmail, Hotmail, Yahoo,etc.) voor werk gerelateerde zaken. Indien een ambtenaar mailt met zijn privé e-mailadres naar een burger of bedrijf ten behoeve van de belastingdienst voor het uitwisselen van informatie is dit wel rechtsgeldig? Wie is de eigenaar van de uitgewisselde informatie, middels een privé e-mailadres, tussen de ambtenaar en de burger of bedrijf?  

Bij een eventuele uitdiensttreding van een medewerker uit de overheid en/of bedrijf is de persoon verplicht de zakelijk gerelateerde informatie in zijn/haar privé mailbox af te staan aan de werkgever? Uiteindelijk is de data/informatie het  privébezit van de persoon geworden.  

In gevallen waarbij de persoon de verzamelde data niet wenst over te dragen aan de werkgever, kan ervoor gekozen worden om het juridische pad te kiezen om alsnog de betreffende data te krijgen.  

Cyber technisch zal de E-data niet makkelijk verkregen worden, daar de meeste privé e-mailadressen buiten Suriname zijn aangemaakt en hiervoor andere juridische regels gelden.  

Mag een werknemer e-mailberichten verzenden met een zakelijk e-mailadres ten behoeve van privéaangelegenheden? Zou de werkgever de werknemer moeten verbieden zijn/haar zakelijke mail niet te gebruiken voor privédoeleinden? Zouden de geautoriseerde personen dan wel de werkgever de inhoud van een zakelijk account met privé berichten mogen lezen? Is er hier sprake van privacy schending?  

Dat de werkgever aan strenge voorwaarden moet voldoen, zou een privacy toezichthouder autoriteit persoonsgegevens in Suriname mits die aanwezig, is een oordeel over moeten vellen.  

Voor degenen die zakendoen met de overheid of bedrijven is het aan te raden om degene die u mailt erop te wijzen dat u geen mail wenst te ontvangen vanuit hun privé e-mailadres (schatje@hotmail.com, moiboi@icloud.com, tjitra@yahoo.com, moimeid@gmail.com, etc). Dit zijn nietszeggende namen waar ook hackers of fraudeurs achter schuil kunnen gaan. Het is bekend dat privé e-mailadressen vaker gehackt worden dan zakelijke e-mailadressen. De e-mails vallen niet onder het beleid van de overheid en/of het bedrijf waardoor er geen waarborg is voor de vertrouwelijkheid en beveiliging van de gegevens.

Omdat de overheid van Suriname zijn eigen mailserver beheert, worden voor geautoriseerde ambtenaren een email adres aangemaakt. Als medewerker kun je dus niet zelf een e-mailadres aanmaken of de naamgeving bepalen. Er is een standaard hiervoor afgesproken binnen de overheid. Wordt u gemaild door een overheidsmedewerker dan zou het e-mailadres (voorbeeld) als volgt moeten uitzien voornaam.achternaam@gov.sr, voornaam.achternaam@finance.gov.sr of afdelingsnaam@gov.sr, afdelingsnaam@finance.gov.sr.

U voorkomt bij het zaken doen met de overheid of bedrijf dat privé en/of gevoelige informatie bij niet-rechthebbende instanties dan wel personen in bezit is.  

In Suriname zouden de overheid en bedrijven hun governance beleid ter zake hun email beleid binnen hun eigen organisatie moeten aanscherpen dan wel verplicht stellen ter verduidelijking aan hun medewerkers en ter voorkoming van juridische getouwtrek, imagoschade en kosten die hieruit kunnen voortvloeien. Het gescheiden gebruiken van privé en zakelijk mailadres kan betiteld worden als professionalisme. Het niet gescheiden gebruiken van privé en zakelijk mailadres kan betiteld worden als amateurisme.

M. Kensenhuis