Afdeling Dossiervorming Biza bereidt digitalisering voor

Het digitaliseringsproces brengt grote verlichting in de werkzaamheden op diverse afdelingen van het ministerie van Binnenlandse Zaken (Biza). Ook op de afdeling Dossiervorming worden voorbereidingen getroffen ter uitvoering van het digitaliseringsproces.

Daarmee wordt beoogd om het gemakkelijker te maken voor de afdelingen Centraal Personele Administratie, het hoofdkantoor van Biza en het Pensioenfonds, om in te loggen bij Dossiervorming voor inzage in de nodige stukken. Dit proces vermindert zoekwerk en beperkt eventuele tekorten aan materiaal op de afdeling.

De afdeling Dossiervorming werkt hard aan de voorbereidingen om uiteindelijk te komen tot het digitaliseren van de opgeslagen stukken. “Wat de afdeling nu doet, is het opzoeken van stukken, die de overige afdelingen ook hebben en welke nog opgeslagen moeten worden. Momenteel heeft de afdeling ongeveer 26000 stukken gevonden. Deze procedure neemt ook tijd in beslag, waarbij de stukken één voor één gescand moeten worden. Ook bevatten bepaalde stukken soms meer dan vijf pagina’s,” zegt Kalka Sandeep, waarnemend chef Dossiervorming.

Op de afdeling Dossiervorming is men terecht voor het opvragen van dossiers (van ambtenaren), statuten, wetten en gegevens van bedrijven. Het is een afdeling die onder meer beschikkingen van alle ministeries, wetten, algemene stukken van bedrijven die pas opgericht zijn en statuten van verenigingen, opslaat en bewaart. Particuliere organisaties die stukken opvragen krijgen deze ter leen. Daartoe moet een legitimatiebewijs zoals een ID-kaart of rijbewijs worden overgelegd, zodat geregistreerd kan worden bij wie een bepaald stuk op een bepaald moment is.