Nationaal archief start met selectie overheidspapieren

Overheidsdocumenten zijn niet geselecteerd en de overheid zit met overvolle archiefruimte. Tot nog toe ontbraken de criteria voor selectie en doelstellingen daartoe. Om daar een eind aan te maken is het Nationaal Archief Suriname (NAS) maandag gestart met het project 'Het opstellen van selectielijst'. Voor de projectleiders en hoofden van de afdeling Documentatie Informatie Voorziening (DIV) van de overheidsorganen is er een informatiebijeenkomst gehouden.

Archivaris Rita Tjien Fooh zegt dat de niet geselecteerde documenten niet kunnen worden overgebracht naar het NAS. De archivaris stelt dat er nu al criteria en doelstellingen zijn geformuleerd welke archieven van de overheidsorganen in aanmerking komen voor het overbrengen naar het NAS. "Nu gaan we deze archieven helemaal moeten waarderen. Wat moet worden bewaard en wat wordt vernietigd. Dan pas kan het worden overgebracht naar het Nationaal Archief," zegt Tjien Fooh.

Ze merkt op dat deze procedure ruimte maakt voor andere archieven op plaatsen zoals ministeries. Het is niet alleen van belang om die archieven toegankelijk en beschikbaar te maken voor het publiek, maar ook voor de eigen efficiency binnen de overheidsorganen. "Wil je beleid uitoefenen, dan heb je snel beleidsdocumenten nodig. Maar als documenten moeilijk of niet te vinden zijn doordat ze opgestapeld liggen, is het niet efficiënt voor de organisatie," legt de archivaris uit. Door het selecteren van archieven en deze over te brengen naar het NAS zullen er ook ruimte en kosten worden bespaard. We praten steeds over een transparante overheid, maar als de documenten nog niet beschikbaar en toegankelijk zijn voor de burgers, omdat ze liggen op de ministeries is het volgens Tjien Fooh een dode letter.

De medewerkers op de archiefafdelingen zijn volgens Tjien Fooh wel bewust van de archieven, maar krijgen geen ondersteuning. Het heeft allemaal te maken met bewustwording, al bij de vorming op de ministeries. “Het is mijn taak om de mensen bewust te maken, maar het gaat zo traag en moeizaam. Maar we blijven dat doen met presentaties en trainingen. Je kan niet stil zitten. Het is eigenlijk een continu proces, gelukkig ben ik nog niet moe,” lacht ze.


Ook de districtscommissariaten worden meegenomen in het project. Vanaf november worden de reguliere besprekingen gehouden. In begin 2019 moet er al een selectielijst zijn gemaakt waarin de taken en processen van de overheid worden omschreven. Al die processen moeten worden beschreven en gewaardeerd: komt het in aanmerking voor bewaring of moet het worden vernietigd? Er wordt steeds nagegaan of het van belang is voor het beleid van het ministerie. Niet alles wat geproduceerd wordt door de overheid aan papierwerk is volgens de archivaris de moeite waard om te bewaren.

Raoul Lith