Digitalisering personeelsadministratie Biza verloopt vlot

Over maximaal 10 maanden zal het digitaliseringsproject op de Centrale Personeelsadministratie (CPA) van het ministerie van Binnenlandse Zaken (Biza) zijn afgerond. “Mits zich geen problemen voordoen”, zegt diensthoofd Ryan Toekoen. Het project is op 16 mei gestart en er zijn reeds 32.113 kaarten ingevoerd. Er moeten nog 16.481 kaarten worden verwerkt.

Toekoen geeft het belang aan van de digitalisering. Zo kan bijvoorbeeld het aantal persoonskaarten van een ministerie vergeleken worden met de gegevens van het Centraal Bureau Mechanische Administratie (Cebuma). “Als bijvoorbeeld het ministerie van ATM 300 personeelskaarten bij ons heeft, zouden bij Cebuma ook 300 personen in het systeem moeten zijn. Als er een verschil is, dan moeten wij dat traceren en opheffen.” Dit proces loopt volgens hem vrij goed.

De digitalisering van de personeelskaarten geniet hoge prioriteit bij Biza-minister Mike Noersalim, zegt de voorlichting van Biza. Noersalim heeft bij een eerder bezoek aan de afdeling aangegeven, dat het niet altijd aan het CPA ligt dat dossiers niet bijgewerkt kunnen worden; soms ontbreken bepaalde documenten in het dossier van een ambtenaar. Toekoen geeft aan dat de digitalisering deze onvolkomenheden ook grotendeels aan het licht brengt.

De afhandeling van persoonsgegevens gebeurt nog handmatig en de ambtenaar moet gemiddeld drie weken wachten als hij informatie van dit bureau wil. Wanneer het digitaliseringsproject afgerond is, zal hij in principe direct over de gegevens kunnen beschikken. Toekoen verwacht niet dat de werkdruk voor zijn 52 personeelsleden minder zal worden wanneer het zover is. “Maar de afhandeling zal in ieder geval veel sneller zijn.”